二、院办公室根据学院行政例会的决议，负责周会议活动安排表，做好会前准备工作。通知各有关单位、科室负责人按时参加会议。
三、做好会议记录。学院召集的各种专题会议，由各职能分管秘书做好记录。记录要规范，要整理会议纪要，反馈给学院有关领导签阅，并及时归入学院文秘档案。
四、会议召集主持人要做好如下工作：
1.开会前一天，拟好会议议程。
2.需在会中讨论表决的方案、决议、制度等，须在会前与参会人沟通或传送纸制文档。
3.须提前到会，督促会务秘书清点到会人数、及时催请未到者。4.精心组织会议，力求议程简约，讲话精辟，讲究效果。
五、学院会议室由办公室统一管理和安排使用，并做好维护工作。当同时召开的会议较多时，办公室须做好协调工作。
六、坚持统筹安排，精简会议次数，提高实效。
1.院行政例会每周安排一次，一般为星期一下午召开，会议由院长负责主持召开。
2.院务会议每双周安排一次，一般为星期一下午召开，会议由院长负责主持召开。
3、院党政联席会每月安排一次，由院党委书记或院长负责主持召开。
4.其他专题会议由分管领导提出，学院党政主要负责人协调组织召开。
七、教职工会议实行与会人员考勤制度，考勤由办公室主任组织签到。教职工因事因病不能参加会议或迟到、早退的，必须向会议主持人请假，否则为缺勤。除因公出外，不请假的未到会的，按无故缺席处理。
生物科学技术学院
2014年5月10日
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